【本の要約】テレワーク環境でも成果を出す チームコミュニケーションの教科書
ハイどうもハイどうもBOOK Radio chのKAMAございます。
皆様ご機嫌いかがでしょうか。ということで、
本日はこの本でございます。
「テレワーク環境でも成果を出す
チームコミュニケーションの教科書 」
先にいっておきます。
テレワーク環境でも成果を出すチームコミュニケーションの方法
これを知っておかないと、
今後確実に、仕事の生産性が落ち評価も下がり、モチベーションもさがってしまいます。
現状ですね、新しい生活様式の実践として、テレワークを行っている人そして、これからテレワークを行っていこうとしている人今後増え続けて行くと思います。
そんな中での課題とも言える
「コミュニケーション」
やはり対面とは違って、コミュニケーションがとりずらいと思っている人も多いのではないでしょうか。
物理的に離れているからこそ、信頼関係が必要で、そのために良質なコミュニケーションが不可欠
が、それはわかります！
でもどうしたらいいのか～！という悩みを
本書を通じ、 著者の池田さんが26のコツと仕組みで解決してくれます。
では、アジェンダです。
1.リモート環境での考え
2.リモート環境での具体的な取り組み
1.チームの一体感を作り、
連絡・相談しやすい環境を作る方法
2.オンライン会議を進行しやすくするためには
3.メンバーの管理,サポート
では、始めていきます。
1.リモート環境での考え方
実は、日本人は生まれながらハイコンテクストなんです。
ハイコンテクストとは、何ぞやというと一言で言えば「察する」ということです。
あえて、お言葉にせずともある程度の考えを理解してくれるというコミュニケーションスタイル、これが日本人の古き良き心ですね！
KY=空気が読めないなどの言葉があるのも、そもそも「空気は読むもの」という認識があるからです。
が、リモートコミュニケーションは「察する」ができないんです。物理的に離れているからどうしても伝わらない、
なので、「ローコンテクスト」が大事なんです。
ローコンテクストとは、一言でいえば「説明しあうコミュニケーション」しっかり言葉にしなければ相手に伝わらず、言語化された内容のみが伝わるというものです。
リモートコミュニケーションでは、チャットや、画面キャプチャ、スクリーン録画など、ITツールを使いこなし、とにかくすべてを説明する文章中心の非同期コミュニケーションになれる必要があるんです。
日本人は生まれながらにして、ハイコンテクストなコミュニケーションをとってきているためテレワークではこの考えを変える必要があるんです。
物理的に離れているからこそ、良質なコミュニケーションが不可欠
「表現しないことは伝わらないのて、自分から表現するのが当然」「察してくれという期待を持たない」「相手に対して、 ちゃんと反応,回答するという姿勢が特に大事」
こういったローコンテクストのコミュニケーションの考えに変化させるましょう。
次項では、リモート環境で成果を上げるために、具体的にどんなことを行えばいいのか要約していきたいと思います。
2.リモート環境での具体的な取り組み
1.チームの一体感を作り、
連絡・相談しやすい環境を作る
チームの一体感を作り、連絡・相談しやすい環境を作る方法
「コミュニケーションの機会」を増やし、信頼関係を強くすることです。
コミュニケーションの機会とは要は、雑談する機会
リモート環境では、雑談の機会が減り、
雑談からの報告、連絡、相談雑談からのアイデア出し雑談からの熱い話
こういったものが減ってしまいます。良くないですよね～！
雑談が盛り上がっている、チーム要は信頼関係が強いチームは業績がいいといった研究結果もあるそうです。
では「コミュニケーションの機会」を増やし、信頼関係を強くするためにはどうしたらいいか？
具体的な方法としては
・メンバー全員で相互1on1をする
・オンライン合宿をする
・メンバー全員で相互1on1をする
・メンバー全員で相互1on1をする
コミュニケーションスタイルは人それぞれ、ライフスタイルも全然違う
「どういう人間か」を理解するために、抜群の効果を誇る「1on1」
お互いを理解する上では、1対1での会話に勝るものはないですよね～！
特にテレワークでは、意図的に対話の機会をつくらない限り
普段話さない人と2人きりで話す機会はありません。
上司と部下で行うだけでなく
ここポイント、
同僚同士でも行うマンツーマンの会話
時間は1回30分程度で、 週1回~隔週1回程度の頻度をオススメします。
さらに頻度を上げたほうが、単純接触効果によって、
信頼関係も強くなっていきます。
・オンライン合宿をする
新しいチームができたときには、「オンライン合宿」をやりましょう。
オンライン合宿は、チームメンバーが普段の業務を離れ、
しっかり議論するための場です。
もちろんテレワークなのでWEB上で行います。
オンライン合宿の内容の例としては、
自己紹介
なぜ仕事をするのか
なぜこのチームは必要なのか
意気込み
こういったものをテーマとしてはなし、
相互理解を深めるとともに、
チームが目指す方向性,目標をしっかり共有することができます。
相互理解には「特別感のあるイベント」が有効なんです。
特別感のあるイベントとして議論する場を設けることで、
普段は話さないプライベートな話題を開示しやすくなります。
チームが目指す方向性,目標についてもじっくり話すことができ、
納得感をもって業務に取り組むことができるようになる。
こういったメリットからも「オンライン合宿」という特別感のあるイベントが
必要なんです。
以上、相互1on1、オンライン合宿を行いチームの一体感を作り、信頼関係を深めていきましょう。
2.オンライン会議を進行しやすくするためには
オンライン会議は「同時に1人しか喋れない」「相手の様子が見えない」「デジタルな情報しか使えない」という制約があり、対面会議より疲労しやすく効率も悪いので、 より事前準備、環境準備を意識する必要があります。
対面での会議でも重要とされる言われている
・事前にアジェンダを共有する
・会議後のToDoを明確にする
、これはオンライン会議では対面以上に意識して準備する必要があります。
さらに、オンライン会議特有の
・画面共有
・音声状況
・表情
この準備をしっかり行いましょう。
・画面共有
画面共有は、資料などをその場で共有することです。
オンライン会議特有の認識の「ズレ」を解消することができます。
対面で言うところの、資料を表示するとか、ホワイトボードに書く等
がこの画面共有にあたります。
事前にどの資料を共有するか、
いつその資料を共有するか
画面共有の操作方法など、準備しておきましょう。
・音声状況
オンライン会議の一番の肝ともいえる音声
この音声が悪いと、とても会議どころではなくなります。
通信状況、静穏状況は最低限整えておきましょう。
そして、会議の始まり、話始めるとき、聞こえづらくなった時
都度聞き取り辛くないかを確認しましょう。
ひと言「音声問題ないですか？」を聞くだけです。
もし、音声が悪くなってしまった場合は、
「音声だけ電話」といった方法もありです。
自分もよくこの方法使います。
自分が発言しないときは「ミュート」を活用しましょう
オンライン会議は「同時に1人しか喋れない」ため、
発言しないものの、雑音などで発言を邪魔してしまう可能性があるためです。
再度発言するときは「ミュート」の解除忘れないように！
口パクパクしてる恥ずかしい姿がさらされてしまいます！
・表情
オンライン会議だと音声は 「同時に1人」ですが、
画面は全員で共有してます。
誰かが話している間でも、
音声を使わずに視覚で情報を伝えることができる「表情」を活用しましょう。
表情を意識するとは、 笑顔·領きなどを通じ、
話の内容の理解度や感情を伝えることです。
領き、首を傾ける、眉をひそめる、笑顔等のアクションをとります。
また、表情が伝わりやすいように、暗い部屋は避け、
逆光などにも気を付けましょう。
角度にも注意です。
斜めからや、上からだと表情が伝わりにくく、
ちゃんと話聞いてる？？となります。
正面にカメラを設置しましょう。
オンライン会議は、事前準備、環境準備でほぼ決まるといっても過言ではありません。しっかりと準備しましょう。
3.メンバーの管理・サポート
指示が出しずらい進捗がわかりずらい評価が出しずらい
リモートではこんな悩みを多く聞きますではその対策を要約していきます。
・指示が出しずらい→目的方針を背景から伝える
テレワークでは、仕事の細かな状況を把握することは難しいため、
メンバーがなるべく自力で仕事を進めやすい状況
をつくる必要があります。
メンバーが仕事を自力で進めていくためにはに、自分で
「どの業務の優先度が高いか」
「もし想定通りのやり方がうまくいかない場合、
次にどんなやり方を試すべきか」
などを判断する必要があります。
自分で判断するためには、作業内容だけでなく、
仕事の目的や、仕事で目指す方針要は、背景を知っていること重要です。
目的や方針の背景を理解していれば、
どの方向に進めばよいかを自身で判断しやすくなり
指示ができない状態でも、生産性を下げずに済みます。
・進捗がわかりずらい
オフィスにいれば、 話かけることや、
作業の様子を見ることで確認できますが
テレワークでは、進捗状況を確認する仕組みがないんです。
対策としては、メンバーの予定を可視化するため、
「カレンダーでの業務状況」「分報、日報」
が有効です。
予定表には、アポや会議だけでなく、
作業予定や実績もカレンダー記載するようお願いしましょう。
そうすることで、作業状況を把握できます。
また、リアルタイムな状況把握の仕組みとして「分報」も有用です。
「分報」とは文字通り「日報の分バージョン」
1分単位とは言いませんが、30分、1時間に1回、報告をしてもらいます。
作業進捗、困っていることを報告をしてもらうことで、
現在の状況が理解でき、必要なサポートを即座に行えます。
分報に時間をとってしまっては本末転倒なので、
箇条書きでなど、報告のルールは明確にしておきましょう。
・評価が出しずらい
評価はビジネスにおける最重要コミュニケーションの1つです。
テレワークだと評価がしづらいとの声も上がっております。
本来には評価は 「仕事の成果」 「役割の重要さ」 「能カ」
などに対して行いますが、
テレワークだと評価がしづらいとかんじるのであれば、
ここの基準が曖昧なままで、雰囲気評価になっている可能性があります。
ではどうするか？
評価基準を明確にしつつ、1on1で定期的に確認することです。
まず行うべきは「評価基準をすり合わせる」ことでしょう。
何がなぜ評価されるか、
マネージャー自身が評価制度の理解を深め、
メンバーに対して評価基準を自分の言葉で説明しましょう。
また、評価基準の達成度を知るためには「毎週の1on1」は欠かせません。
コミュニケーションの機会をつくり、各自の取り組みや姿勢、
プロセス、成果を 把握するように努めましょう。
評価に納得感がないとモチベーションに大きく影響し、
場合によっては退職要因にもなります。
納得感を出すためにも、やはり「評価基準をすり合わせる」ことは重要です。
どうすれば評価されるのか(されないのか)を説明しておくことで、
仮に結果が 不本意なものであったとしても納得感を高められます。
以上、メンバー管理のコツ要約させていただきました。
「テレワーク環境でも成果を出す チームコミュニケーションの教科書」いかがでしたでしょうか。
KAMA的感想ですが、
現状、自分も自宅からのリモート作業が増え、まさにこのコミュニケーションの部分の悩みを持ってました。
「察してくれ」これをリモートが増えてから何回思ったことか、、、考えが違いましたね～！
ローコンテクストのコミュニケーションの考えに変化していきたいと思います。
本書では、他にも
チームビルディングの取り組み業務をスムーズに進めるためのコツオンライン会議の生産性を上げるコツ
などなどまだまだご紹介できていない技術がたくさんございます。気になる方は是非とも
「テレワーク環境でも成果を出す チームコミュニケーションの教科書」
こちら、読んでみてください。
